Văn phòng ảo là gì? Lợi ích, hạn chế và rủi ro khi thuê

Thuê văn phòng ảo là một dịch vụ đang được các doanh nghiệp nhỏ hoặc doanh nghiệp nước ngoài yêu thích nhất hiện nay. Không chỉ giúp tiết kiệm chi phí hiệu quả mà còn mang đến sự chuyên nghiệp cho các đối tượng sử dụng. Vậy văn phòng ảo là gì? Vì sao nên chọn loại hình văn phòng này? Tất cả sẽ được giải đáp trong bài viết dưới đây.

Văn phòng ảo là gì? Chức năng của văn phòng ảo

Văn phòng ảo (Virtual Office) là hình thức cho thuê văn phòng đại diện để công ty, doanh nghiệp đăng ký kinh doanh. Tại đây sẽ có đủ tất cả các tiện ích như một văn phòng thực tế, bao gồm: Lễ tân, số điện thoại, fax, địa chỉ đăng ký kinh doanh, nơi tiếp khách… Tuy nhiên mọi giao dịch với đối tác khách hàng sẽ được chuyển về trụ sở chính.

Vậy văn phòng ảo là gì? Đây là một loại hình thức cho thuê văn phòng để đăng ký kinh doanh. Tại đây đã có sẵn tất cả các tiện ích, người đi thuê sẽ chỉ mất chi phí thuê văn phòng ảo mỗi tháng mà không phải bỏ ra thêm bất cứ chi phí nào cho các trang thiết bị.

Tuy mới chỉ xuất hiện tại Việt Nam khoảng vài năm trở lại đây, thế nhưng mô hình cho thuê văn phòng ảo đã nhanh chóng được đón nhận. Sử dụng dịch vụ thuê văn phòng ảo cho phép người dùng giảm thiểu tối đa chi phí thuê mặt bằng, trang bị tiện ích trong khi vẫn có thể vận hành việc kinh doanh một cách dễ dàng nhất.

Đối tượng sử dụng văn phòng ảo

Nhiều người vẫn còn phân vân không biết có nên thuê văn phòng ảo hay không dù đã hiểu rõ văn phòng ảo là gì và có chức năng như thế nào. Tuỳ thuộc vào cơ cấu tổ chức kinh doanh mà mô hình này sẽ phù hợp với những đối tượng dưới đây:

• Những doanh nghiệp nhỏ đang cần mở rộng thị trường hoặc mở văn phòng đại diện ở khu vực trung tâm thành phố.

• Các startup trẻ đang cần thành lập doanh nghiệp nhưng chưa có nhiều kinh phí.

• Chuyên viên tư vấn, các nhóm làm dự án ngắn hạn tại một địa điểm nào đó cần văn phòng có đầy đủ tiện nghi.

• Công ty nước ngoài cần tìm hiểu về thị trường trong nước trước khi chính thức triển khai các dự án lớn.

Có nên sử dụng dịch vụ văn phòng ảo trong hoạt động kinh doanh?

Trước khi quyết định, hãy xem xét cẩn thận các ưu và nhược điểm của loại hình văn phòng này:

Các lợi ích:

1. Tiết kiệm chi phí, thời gian và nhân lực, đặc biệt tại các thành phố lớn: Không cần đầu tư vào trang thiết bị văn phòng, phí vận hành, và quản lý tòa nhà.

2. Tạo dấu ấn cho doanh nghiệp, cơ hội mở rộ hơn: Văn phòng ảo thường đặt tại các tòa nhà trung tâm, thúc đẩy uy tín doanh nghiệp.

3. Tập trung kinh doanh hiệu quả: Địa chỉ văn phòng ảo thường cố định và ít thay đổi. Thậm chí khi có sự thay đổi, việc tìm kiếm và thiết lập văn phòng mới không tốn nhiều thời gian.

Tuy nhiên, cũng cần lưu ý đến các hạn chế:

1. Thiếu tính chủ động và linh hoạt: Do nhiều công ty sử dụng cùng một không gian, không gian làm việc có thể bị hạn chế. Đặt lịch sử dụng tiện ích và dịch vụ cũng cần thực hiện trước.

2. Khả năng gây nhầm lẫn: Sử dụng một địa chỉ cho nhiều doanh nghiệp khác nhau có thể dẫn đến sự nhầm lẫn cho khách hàng và đối tác.

3. Rủi ro tranh chấp với nhà cung cấp dịch vụ: Thuê văn phòng ảo là việc giao dịch cho thuê tài sản, có thể dẫn đến các vấn đề liên quan đến phí, hạn thanh toán và khả năng xảy ra tranh chấp.

Văn phòng ảo là một dịch vụ mang nhiều lợi ích. Mặc dù không cung cấp không gian làm việc cố định, khách hàng thuê văn phòng ảo có thể sử dụng địa chỉ tòa nhà làm địa chỉ kinh doanh. Họ có thể treo biển hiệu, có lễ tân để tiếp nhận điện thoại, thư từ, và xử lý các vấn đề hàng ngày thay cho nhân viên của mình.

Lợi ích khi sử dụng văn phòng ảo

Dù chỉ mới xuất hiện chưa lâu, thế nhưng văn phòng ảo đã mang đến rất nhiều lợi ích cho các công ty, doanh nghiệp. Cùng điểm qua những lợi ích tốt nhất mà mô hình này mang lại:

Tối ưu chi phí cho doanh nghiệp

Đây là ưu điểm lớn nhất mà mô hình văn phòng ảo mang lại. Thay vì phải tốn thời gian tìm mặt bằng ở vị trí thích hợp, sau đó lại bỏ thêm công sức và tiền bạc để sắm sửa trang thiết bị, trang trí thì với văn phòng ảo bạn không cần phải lo những vấn đề đó. Với chi phí cực rẻ bạn đã có ngay một văn phòng đại diện ở vị trí tốt, nhiều chức năng.

Văn phòng ảo có vị trí đẹp

Đa phần các văn phòng ảo thường được đặt ở vị trí trung ở những thành phố lớn. Như vậy khi nhìn vào khách hàng sẽ biết được đó là một công ty với diện mạo chỉn chu, chuyên nghiệp, hiện đại… Nhờ đó có thể thu hút được nhiều đối tác tiềm năng để nâng cao hiệu quả công việc.

Trang bị đầy đủ nội thất và thiết bị

Khi thuê văn phòng ảo, bên trong đã có đủ tất cả các trang thiết bị, đồ dùng văn phòng phẩm cần thiết; bạn chỉ cần đặt tên công ty vào bên trong là xong. Hơn nữa cũng không cần lo lắng vấn đề bảo trì hay hỏng hóc thiết bị. Khi xảy ra sự cố chỉ cần báo lại với bên cung cấp dịch vụ sẽ được giải quyết ngay.

Có sẵn đội ngũ lễ tân chuyên nghiệp

100% các văn phòng ảo tại Việt Nam đều có lễ tân chuyên nghiệp, được đào tạo về chuyên môn và nghiệp vụ. Họ sẽ thay các doanh nghiệp trả lời điện thoại, fax, nhận bưu phẩm và xử lý các công việc khác theo hợp đồng. Báo cáo sẽ được gửi theo tuần hoặc theo tháng để người thuê dễ dàng kiểm soát và quản lý.

Có thể làm việc với thời gian linh hoạt

Văn phòng ảo thực chất chỉ là văn phòng đại diện, không nhất thiết phải có người làm việc tại đó. Vì thế các doanh nghiệp có thể tối ưu nguồn nhân lực và nguồn vốn vào các hoạt động kinh doanh chính giúp tăng doanh thu và lợi nhuận.

Mở rộng thị trường một cách dễ dàng

Hệ thống liên lạc từ văn phòng ảo đến phòng kinh doanh chính khá đa dạng với email, điện thoại, fax, thư từ… Từ đó giúp doanh nghiệp tiếp cận nhanh chóng đến đối tác để mở rộng thị trường kinh doanh hiệu quả.

Những hạn chế và rủi ro của mô hình văn phòng ảo

Sở hữu nhiều lợi ích là vậy, thế nhưng mô hình văn phòng ảo không hề hoàn hảo như nhiều người nghĩ. Thực tế vẫn có những hạn chế và rủi ro khi lựa chọn văn phòng ảo làm văn phòng đại diện:

Hạn chế khi thuê văn phòng ảo

• Về mặt pháp lý: Vấn đề cấp phép kinh doanh cho văn phòng ảo vẫn chưa được xử lý triệt để. Vì thế nếu sử dụng và liên lạc với khách hàng qua mô hình này nên nói rõ với khách hàng để tránh những rắc rối không đáng có xảy ra sau này.

• Sử dụng văn phòng chung với nhiều doanh nghiệp: Khi sử dụng văn phòng ảo là bạn chấp nhận dùng chung không gian với nhiều đơn vị khác. Khi cần gặp đối tác khách hàng phải đặt lịch trước, đôi khi sẽ bị trùng giờ với những doanh nghiệp khác. Hơn nữa sự riêng tư và sự linh hoạt cũng không được đánh giá cao.

Rủi ro khi thuê văn phòng ảo

Ngoài những nhược điểm trên, khi lựa chọn mô hình văn phòng ảo doanh nghiệp của bạn cũng có thể gặp phải những rủi ro sau: Thất lạc thư từ, bưu phẩm gửi đến, các thông tin liên quan đến bí mật kinh doanh hay dữ liệu bị lộ là điều khó tránh khỏi, chất lượng dịch vụ kém hoặc không được tốt như thời gian đầu…

Mô hình cho thuê văn phòng ảo có hợp pháp tại Việt Nam không?

Khái niệm văn phòng ảo là gì không được quy định trong văn bản pháp luật mà được phát sinh trong thực tế nhu cầu của khách hàng. Theo Luật doanh nghiệp năm 2014 đã đưa ra định nghĩa về doanh nghiệp cũng như những quy định về trụ sở giao dịch (điều 43) chi tiết, cụ thể:

 “Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có)”.

Trong luật không nhắc đến quy định một địa điểm thì được đặt tối đa bao nhiêu doanh nghiệp, cũng không có nội dung cụ thể về trường hợp cấm doanh nghiệp thuê văn phòng ảo làm trụ sở kinh doanh. Vì thế văn phòng ảo vẫn được chấp nhận khi sử dụng làm địa chỉ đăng ký thành luật doanh nghiệp, pháp luật không có quy định cấm.

Kinh nghiệm thuê văn phòng ảo

Mặc dù hiện nay số lượng văn phòng ảo ngày một nhiều hơn, thế nhưng để lựa chọn được một nơi uy tín và có dịch vụ tốt thì không hề đơn giản. Dưới đây là một số kinh nghiệm giúp bạn dễ dàng hơn trong việc lựa chọn:

Tìm hiểu kỹ đối tác cho thuê văn phòng

Khi cần thuê văn phòng ảo cần tìm hiểu kỹ người cho thuê là ai, có thể tìm kiếm thông tin qua các phương tiện truyền thông, qua bạn bè, mạng xã hội… để xem đánh giá khách quan nhất. Đồng thời ưu tiên những địa chỉ cung cấp đầy đủ thông tin về vị trí, giá thuê, tiện ích đi kèm…

Nội dung hợp đồng cho thuê phải rõ ràng

Khi quyết định thuê văn phòng ảo cần phải làm hợp đồng rõ ràng với những điều khoản minh bạch, công khai. Trong hợp đồng bắt buộc phải có đủ những thông tin dưới đây:

• Hợp đồng phải có đầy đủ thông tin về bên thuê và bên cho thuê.

• Thời gian thuê văn phòng ảo.

• Chi phí thuê văn phòng, các khoản phát sinh.

• Thông tin cụ thể về địa chỉ cho thuê văn phòng.

• Các quy định về việc thanh lý hợp đồng.

• Vấn đề nộp phạt nếu trả văn phòng trước thời hạn thuê.

Địa điểm đặt văn phòng ảo

Văn phòng ảo cũng là văn phòng đại diện của các công ty, doanh nghiệp; vì thế cần ưu tiên những vị trí ở mặt tiền đường, khu vực trung tâm, có thể định vị trên bản đồ. Tuy giá thuê sẽ cao hơn nhưng hiệu quả về lâu dài là rất lớn.

Tính pháp lý của văn tòa nhà

Đây cũng là yếu tố bạn cần tìm hiểu kỹ trước khi muốn thuê văn phòng ảo. Nếu có thời gian hãy đến trực tiếp toà nhà định thuê để kiểm tra kỹ hơn. Một toà nhà có pháp lý đầy đủ, giấy tờ minh bạch sẽ giúp việc kinh doanh của bạn thêm thuận tiện.

Thời gian thuê văn phòng ảo

Với những văn phòng thông thường, thời gian thuê tối thiểu là vài năm hoặc là hợp đồng vô thời hạn. Nhưng với văn phòng ảo bạn chỉ nên đàm phán thuê theo từng năm một để đánh giá hiệu quả. Sau đó mới tính đến chuyện thuê lâu dài hoặc chấm dứt hợp đồng để thay đổi môi trường làm việc.

Top 3 văn phòng ảo uy tín tại TPHCM

Hy vọng những thông tin trên đây của Batdongsanonline.vn đã giúp bạn hiểu hơn về văn phòng ảo là gì và những ưu điểm nổi bật khi sử dụng. Nếu đang có nhu cầu tìm hiểu kỹ hơn về mô hình này hoặc có nhu cầu thuê đăng tin cho thuê văn phòng, văn phòng ảo hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn miễn phí.